Imagen referencial del árticulo "Nota Práctica 1-2020 - CENTRO DE ARBITRAJE CCITU"

Contenido del árticulo

Nota Práctica N° 1/2020
Para la implementación de medios virtuales

 El Consejo Superior de Arbitraje, de conformidad con los artículos 2(1)(j) del Reglamento de Arbitraje (en adelante, “el Reglamento”) y 3(1)(i) del Estatuto del Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio, Industria y Turismo de Ucayali (en adelante, “el Centro”), expide la presente Nota Práctica con medidas a ser implementadas, a partir de la fecha, en los arbitrajes bajo su administración.

Los Tribunales Arbitrales son responsables de aplicar estas medidas en los arbitrajes a su cargo, salvo que, luego de escuchar a las partes, determinen su inviabilidad o ineficacia con arreglo a fundamentos legales o fácticos. En tal supuesto, los Tribunales Arbitrales procuran adoptar las presentes medidas hasta donde resulte posible, tutelando que no se vulnere el derecho de las partes ni se incurra en causales de anulación de laudo, y comunican al Consejo las dificultades identificadas, a efectos de que dicho Colegiado pueda dar nuevas medidas que favorezcan el propósito de esta Nota Práctica.

Algunas de las medidas dispuestas en esta Nota Práctica son de experiencia reciente. Por lo tanto, el Centro hace seguimiento de su aplicación y evolución, teniendo presente la posibilidad de un desarrollo complementario de estas y otras medidas en el futuro próximo.

I.    Presentación de solicitudes de arbitraje


A partir del lunes 11 de mayo de 2020, las solicitudes de arbitraje se presentan al Centro exclusivamente a través del correo electrónico de la Secretaría general: secretariageneral.arb.ccitu@gmail.com

El solicitante puede adjuntar una solicitud de arbitraje en formato Word o PDF, así como cualquier anexo que considere pertinente, en los mismos formatos.

II.    Notificaciones a las partes durante la etapa previa a la constitución del Tribunal Arbitral


El Centro notificará todas las actuaciones del arbitraje únicamente a las direcciones electrónicas señaladas por las partes. Al respecto, son de aplicación los incisos (1), (4) y (5) del artículo 3 del Reglamento de Arbitraje.

III.    Comunicaciones y notificaciones a los árbitros durante la etapa previa a la constitución del Tribunal Arbitral

La Secretaría Arbitral comunica a la persona designada como árbitro de su nominación únicamente a través de correo electrónico; esta última presenta su aceptación o declinación también exclusivamente a través de correo electrónico dirigido a la Secretaría Arbitral. Al aceptar el cargo, el árbitro debe señalar sus datos de contacto, incluyendo necesariamente la dirección electrónica a la que se le debe enviar toda comunicación, notificación e información relacionada con el arbitraje.

IV.    Pagos

Todo pago de aranceles por la presentación de una solicitud o correspondiente a gastos adicionales del arbitraje debe efectuarse por transferencia a las cuentas bancarias del Centro:
•    Banco continental: 0011-0306-83-0100005062
•    Banco de Crédito: 480-0002030-0-89

Para mayor información, el solicitante puede contactar al personal administrativo del Centro al correo electrónico contabilidad@camaraucayali.com

V.    Fijación de reglas del arbitraje

El Consejo, conforme a lo establecido en el artículo 1(3) del Reglamento, exhorta a los Tribunales Arbitrales a proceder con la fijación de reglas para el arbitraje según lo previsto por el artículo 23(2) del Reglamento, teniendo en consideración las medidas señaladas a continuación. Asimismo, en los casos en que los Tribunales Arbitrales ya hubieran establecido las reglas del arbitraje, el Consejo exhorta a dichos Colegiados a revisar la adecuación de las reglas fijadas a las medidas señaladas en el presente acápite.
A.    Presentación y notificación de escritos, decisiones y comunicaciones
Si no lo hubieran hecho con anterioridad a la constitución del Tribunal Arbitral, las partes deben señalar las direcciones electrónicas en las que serán notificadas con cualquier comunicación o información relacionada al arbitraje. La presentación de todos los escritos y comunicaciones de las partes debe efectuarse exclusivamente a través del correo electrónico de la Secretaría general: secretariageneral.arb.ccitu@gmail.com
En caso de que el tamaño de los archivos a remitir por las partes exceda los límites permitidos por el correo electrónico, las partes pueden transferir sus archivos a través de plataformas digitales (tales como Dropbox, Google Drive o WeTransfer), en cuyo caso deben enviar los enlaces correspondientes a través del correo electrónico. La notificación de resoluciones, decisiones y comunicaciones del Tribunal Arbitral o de sus miembros, así como cualquier notificación a cargo del Centro, se efectúa exclusivamente a través de correo electrónico.
B.    Conferencias, audiencias y reuniones En tanto existan restricciones a las reuniones debido a la pandemia generada por el COVID-19 y hasta el momento en que el Consejo lo determine, las conferencias, audiencias y reuniones entre las partes y el Tribunal Arbitral deben ser no presenciales, usando para tales efectos plataformas virtuales, videoconferencias, teleconferencias, o cualquier otro medio de comunicación que el Centro pone a disposición, coordinando para tal efecto con la Secretaría Arbitral. Para asegurar que las partes sean debidamente informadas de la realización de audiencias, la Secretaría Arbitral envía, con la debida antelación, un correo electrónico con la citación a la audiencia virtual que debe indicar: (i) el vínculo (link) de conexión a la plataforma a emplearse, (ii) las instrucciones para la conexión y (iii) la forma en que las partes deben acreditar la identidad y la calidad en la que intervienen en la audiencia. Previamente a la realización de la audiencia, las partes deben enviar a la Secretaría Arbitral, mediante correo electrónico, copia de sus respectivas listas de participantes, indicando el sustento de su participación y de ser necesario acreditando su representación. Cuando sea necesario emitir un acta de las conferencias, audiencias o reuniones, la Secretaría Arbitral debe especificar que la conferencia, audiencia o reunión se realizó mediante medios virtuales. Para ello, la Secretaría Arbitral consigna en el acta que los intervinientes asistieron virtualmente, incluye su firma en formato digital o digitalizado a fin de dejar constancia de su autenticidad y envía por correo electrónico copia del acta en formato PDF. Las audiencias son grabadas y la grabación queda como parte del expediente arbitral. Los Tribunales Arbitrales fijan las reglas así como los protocolos que deben observarse para la realización de las conferencias y audiencias.
C.    Laudos y resoluciones integrantes del laudo El árbitro único o el presidente del Tribunal Arbitral debe transmitir a la Secretaría Arbitral el laudo, conjuntamente con una reseña anonimizada del mismo según el formato que le proporciona el Centro a fines de contribuir con la alimentación de la información del Faro de Transparencia, y eventuales resoluciones integrantes del laudo, mediante correo electrónico. Los laudos y resoluciones integrantes del laudo llevan la firma de los árbitros en formato digital o digitalizado. Por excepción, cuando las circunstancias lo justifiquen, el Centro puede realizar adicionalmente una notificación física del laudo o de la resolución integrante del laudo. En tal supuesto, es responsabilidad del Tribunal Arbitral dar cuenta previa a la Secretaría Arbitral de la necesidad de depositar el laudo en el Centro para su posterior notificación en sustento físico.

Consejo Superior de Arbitraje
Centro de Arbitraje Cámara de Comercio, Industria y Turismo de Ucayali

30 de abril de 2020



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